自分でやったほうが速い、他人に大事な業務を任せられないと思って、一人で仕事を抱えていませんか? 一人でできることには限界があります。業務を従業員に任せられないと、組織の規模を一定以上大きくすることが困難になります。
人によって業務の進め方がばらばらになると、効率が悪くなる上に人によって仕事のアウトプットがまちまちになります。そうなると一番正しい業務のやり方がわからなくなり、業務が属人化されやすくなります。
顧客からの求めにどれぐらいの速さで対応できていますか? 業務の標準化がされず効率性が測れない環境では、非効率なやり方が温存されやすくなります。気が付くと効率性で競合他社に差を付けられているかもしれません。
従業員同士の連携がとれていないと申し送り事項が連絡されないままになり、業務を実行するのに時間がかかったりミスを引き起こします。顧客対応でミスがあれば、最悪の場合顧客とのトラブルを引き起こすことになるでしょう。
業務をどのような手順で実行するのかをワークフローに記述します。従業員にとってこれは業務ガイドラインの役割を果たします。
従業員は先ほど定義したワークフローに従って個別の業務プロセスを実行します。実行する際に担当者は業務の進捗をRelayHubに入力します。
誰がどこまで業務を行っているのか、過去にどれぐらいの業務をこなしているのかをモニタリングできるようになります。
業務を行うための手順がワークフローでまとめられているため、新入社員やアルバイトなど経験が少ない従業員でも仕事が進めやすくなります。
業務の流れをワークフローで明文化することで、人によって業務の進め方が違う、といったことを無くし仕事の属人化を防ぎます。 また業務を明文化することでプロセスを改善しやすくなります。
ワークフローを実行する際には、従業員がコメントとして申し送り事項を記入することができます。これにより従業員間の連携をやりやすくし、業務の円滑な実行を支援します。
RelayHubでは業務プロセスのステップごとに進捗を入力することができます。「この仕事、どこまで進んでる？」と思ったら個別の業務の進捗をいつでもどこからでも確認できます。
この従業員はどれぐらい業務をこなしているのか? この業務は月間どれぐらい実行されているのか? この業務が開始してから完了まで平均どれぐらい時間がかかっているのだろうか? 全部わかります。
この他にも定型的な業務であればどのような業務でも適用できます。
